就业招聘
联系我们

就业招聘
你真的会写电子邮件吗?
日期:2015-06-03  人气:884

从校园毕业进入职场,作为职场新人,有必要适应新环境,学习新技能,让自己尽快成长为职场上的精英。那么,哪些办公室的必备技能需要掌握呢?今天为大家总结工作中收发邮件的技巧以及注意事项,希望对大家有所帮助!

一、关于主题

主题是接收者了解邮件的第一信息,因此要提纲挈领,使用有意义的主题行,这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性,以下几点需要注意:

一定不要空白标题,这是最失礼的;

标题要简短,不宜冗长;

标题要能反映文章的内容和重要性,切忌使用含义不清的标题,如王先生收

一封信尽量只针对一个主题,不在一封信内谈及多件事情;

可适当用使用大写或特殊字符(*!)来突出标题,引起收件人注意;

回复对方邮件时,可以根据回复内容需要更改标题,不要rere:一大串。

二、关于正文

Email正文要简明扼要,行文通顺;

合理利用图片,表格等形式来辅助阐述

注意Email的论述语气,尊重对方,请、谢谢之类的语句要经常出现;

Email正文多用1234之类的列表,以清晰明确;

一次邮件交待完整信息;

尽可能避免拼写错误和错别字,注意使用拼写检查;

合理提示重要信息;

三、关于附件

如果邮件带有附件,应在正文里面提示收件人查看附件;

附件文件应按有意义的名字命名,不可用外星人才看懂的文件名;

正文中应对附件内容做简要说明,特别是带有多个附件时;

附件数目不宜超过4个,数目较多时应打包压缩成一个文件。

四、结尾签名

每封邮件在结尾都应签名,这样对方可以清楚的知道发件人信息。

签名信息不宜过多:签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息,但信息不宜行数过多,一般不超过4行。

不要只用一个签名档:对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来,签名档应该进行简化。

签名档文字应选择与正文文字匹配,简体、繁体或英文,以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。

五、正确使用发送,抄送,密送

  要区分ToCC还有BCC(To:收件人CC:抄送人BCC:密送人)

  To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的,理应对邮件予以回复响应。

    CC的人则只是需要知道这回事,CC的人没有义务对邮件予以响应,当然如果CC的人有建议,当然可以回Email

③而BCC是密送,即收信人是不知道你发给了BCC,这个可能用在非常规场合。

    TOCC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列;按职位等级从高到低或从低到高都可以。

转发邮件要突出信息,转发敏感或者机密信息要谨慎,如果有需要还应对转发邮件的内容进行修改和整理,不要将RE了几十层的邮件发给他人,让人摸不着头脑。

    怎么样,经过这一系列的讨论,大家对职场电子邮件中的礼仪应该有初步的认识了吧!归结到底,两句话:只发有必要的邮件,认真发邮件!

(下期预告:大学生毕业档案管理)

 
上一页: 苏州大学近期招聘信息汇总
下一页: 关于试用期,你不得不知的那些“秘密” 返回>> 
 
友情链接
苏州大学 | 苏州大学研究生院 | 苏州大学团委 | 共青团中央 | 江苏省学联 | 苏州大学学生工作处 | 苏州大学图书馆 | 苏州大学信息化建设与管理中心 | 苏州大学研究生会 |
版权所有:苏州大学研究生会 技术支持:斯派秀科技
微信公众号:sudayanhui 电话:0512-65111250
网址:http://yanhui.suda.edu.cn 地址:苏州大学蕴秀楼101室